Tips para implementar un sistema paperless

Tips para implementar un sistema paperless

Implantar un sistema, sea cual sea, de manera satisfactoria es algo complejo y que tiene muchos condicionantes que dificultan la implantación es por eso que vamos a ver…

Tips para implementar un sistema paperless

Como ya hemos comentado, garantizar el éxito en una implantación es algo prácticamente imposible y un sistema paperless, en el que intervienen tantos usuarios no lo es menos. Por eso, para aumentar las posibilidades de éxito, se pueden tomar las siguientes medidas desde dentro de la compañía.

Involucrar a todos en el circuito.
Por más que los consultores expertos vayan a tomas de requisitos y definan un blueprint muy bien detallado y definido es muy importante que un grupo de usuarios elegidos participen en todas las fases del proyecto, desde la fase de definición a la fase de paso a producción. Esto va a permitir que la casuística que se haya obviado en las fases anteriores se puedan tener en cuenta y solventarse antes de que finalice la implantación.
Ser consciente de los requisitos del sistema.
Este punto es el más complicado ya que, en muchas ocasiones, los pequeños detalles de cada proceso se pueden olvidar y redefinir el procedimiento. Lo que ocasiona fricciones entre los diferentes departamentos y retrasos en la fecha de implantación del nuevo sistema.
Seleccionar un grupo de usuarios adecuados.
Es importante seleccionar bien a los usuarios que van a participar en los procesos de definición ya que si existen usuarios que no conocen bien los procedimientos actuales, no van a aportar mejoras ni un punto de vista apropiado para implantar el sistema. Es importante, además, que el grupo sea lo más pequeño posible para evitar retrasos, conflictos y fricciones internas.
Establecer una planificación realista.
Definir la linea de tiempo, con hitos a cumplir, fases de pruebas y formación es algo primordial para evitar retrasos e incidencias innecesarias por no haber realizado correctamente cada fase y arrastrar definiciones incorrectas desde el principio. Es importante que cada fase cumpla positivamente todos los hitos.
Training.
Otro factor importante es la formación a los usuarios. En este punto no sólo deben participar los usuarios que participaron en la fase de definición sino, también, usuarios finales que vayan a incorporar en sus labores cotidianas el nuevo sistema paperless. Esta formación no debe abrumar a los usuarios.
Probar, probar, probar.
Una vez que el sistema esté implementado en calidad, y antes de pasar a producción, se debe probar toda la casuística de la manera más real posible para evitar incidencias en el sistema productivo. En esta fase, deben participar todos los usuarios que han estado desde el principio de la implementación realizando las pruebas con su propia casuística diaria. Sin tener en cuenta las pruebas que se hayan realizado por parte de los implantadores.

Estos son algunos tips para asegurar que la implantación del sistema paperless sea un éxito.

cyfuss

cyfuss

Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en internet, Líder técnico y consultor OpenText - SAP en mi vida laboral y aficionado a la fotografía y la música el resto del tiempo. Estoy encantado de que te hayas interesado por mi y por lo que hago... no dudes en contactar conmigo!

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