Sistemas de gestión documental

Sistemas de gestores documentales

Siguiendo esta colección de entradas sobre gestión documental vamos a analizar todos los posibles…

Sistemas de gestión documental

Existen diferentes sistemas de gestión documental que se pueden utilizar en diferentes empresas, desde las más pequeñas (freelances independientes) a grandes multinacionales (miles de usuarios en sistemas críticos).

Aviso: no vamos a hablar de software, sólo trataremos estos sistemas desde un nivel más alto.

Gestión documental en el equipo del usuario.
Este es el sistema más simple de todos los que podemos encontrar y se suele encontrar en entornos de freelances o pequeñas PYMES que gestionan un volumen de documentos muy reducido y no requieren un intercambio de documentación muy activo ni fluido.
El propio usuario es el responsable de definir la estructura organizativa de los ficheros, la jerarquía de directorios, la nomenclatura y cómo se van a clasificar los documentos.
El uso de intercambio de documentación es muy lenta y fundamentalmente se realiza usando correo electrónico o dispositivos de almacenamiento físicos del tipo de pendrives o discos externos.
La gestión de accesos a la información la decide el usuario y no se mantiene un control de cambios con versiones de las modificaciones.
El punto positivo de este sistema radica en la simplicidad de los requerimientos técnicos del sistema.
La parte negativa se encuentra en los criterios decididos son volubles, y los puede modificar a su antojo, y encontrarse con varios criterios organizativos conviviendo en el mismo sistema. Esto ocasiona un acceso a la información extremadamente lenta en exceso llegando al punto de no ser posible localizar un documento.
Gestión documental en servidores de archivos.
Este sistema es el se suele implantar en pequeñas PYMES que gestionan un volumen no muy elevado de documentos y requieren de un acceso a la información dinámica y eficaz. El intercambio de correos electrónicos no es posible por el volumen y recursos necesarios.
En este caso se debe realiza un análisis detallado por parte de responsables que puedan definir la estructura de ficheros jerarquizado, nomenclatura y metadatos y definan las restricciones de acceso a determinados documentos.
La parte positiva se encuentra en que se controla el acceso y modificaciones de la documentación, facilitándolo de una manera más fluida y dinámica por parte de todos los usuarios responsables de mantener el repositorio de documentación bajo criterios homogéneos y estandarizados.
La parte negativa está en que no se mantiene un control de versiones ni trazabilizadad en los documentos.
Gestión documental en gestores documentales específicos.
Estos gestores se suelen implantar en pymes medianas y grandes con un volumen de información importante y al que se necesita acceder de manera dinámica.
La estructura de documentos se mantiene de forma estandarizada siguiendo criterios definidos previamente. La estructura definida es rígida y se ajusta a toda la documentación que se vaya a gestionar.
El acceso a los documentos suele ser inmediata debido al uso de metadatos y descripciones muy precisas y estandarizadas.
La parte positiva radica en la localización de documentos realizando búsquedas complejas en los metadatos o, incluso, dentro del documento. Los mismos criterios se mantienen en el tiempo por lo que el acceso a documento registrado hace varios años se rige por los mismos parámetros. Otro punto a favor es que se pueden mantener diferentes versiones de los cambios realizados en el documentos, manteniendo una trazabilidad durante la vida útil de la documentación.
La parte negativa está la complejidad técnica del sistema implantado y en la formación de todos los usuarios para acceder de manera óptima.

Como os podeis imaginar nosotros avogamos por el uso de gestores documentales que permiten mantener una estructura bien organizada y con criterios homogeneos en los metadatos y facilitan un sistema paperless estable.

Antonio Mejias - cyfuss

Antonio Mejias - cyfuss

Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en las redes, Coordinador funcional OpenText - SAP en mi vida laboral y demasiados hobbies el resto del tiempo. Si estás interesado en contactar no dudes en hacerlo, será un placer hablar contigo. Si quieres saber más de mi, puedes pasarte por http://cyfuss.com/sobre-mi.

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