Razones para revisar los datos maestros

Razones para revisar los datos maestros

Con el paso del tiempo, los datos maestros que se han ido introduciendo en el ERP va creciendo y perdiéndose el control de lo que puede haber. Entradas de proveedores incorrectas porque han ampliado los servicios que proporcionan, han cambiado algunos de sus datos o, simplemente, han cerrado. Trabajadores que entran y salen de la compañía, … por eso os dejo las…

Razones para revisar los datos maestros

Los datos maestros que están almacenados en el ERP están vivos, quizás no tanto como los datos que se almacenan en un CRM pero si están sujetos a muchos cambios ocasionando, en multitud de ocasiones, duplicidades en la información. Lo que ocasiona una pérdida de fiabilidad importante dentro de la compañía.

Por eso, y siguiendo el ejemplo de los datos maestros de proveedores se pueden dar las diferentes situaciones.

Duplicidades en la información.
Hay situaciones en las que un usuario no encuentra a un proveedor concreto y lo introduce en los datos maestros para continuar trabajando con él. Esto ocasiona que exista diferentes códigos para el mismo proveedor.
Datos incorrectos.
Se da el caso de que el proveedor modifique algunos de sus datos (razón social, teléfono, dirección, …) y no se actualicen en los datos maestros del sistema.
Información en campos incorrectos.
Puede darse la situación que se determine cumplimentar un campo y después, por algún desarrollo a medida sea necesario migrar esa información a otro campo.

Para evitar esta ‘inconsistencia’ en la información es recomendable:

  • Determinar un grupo de usuarios autorizados que puedan modificar la información de los datos maestros y evitar dejarlo en manos de todos los usuarios de la organización.
  • Revisar la información cada cierto tiempo para comprobar que la información sigue siendo consistente. Los periodos de tiempo pueden ser anuales o cuando suceda algún hito importante dentro de la compañía y que pueda afectar a la información de los datos maestros.
  • Definir y cumplir los procedimientos para modificar los datos.
cyfuss

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Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en internet, Líder técnico y consultor OpenText - SAP en mi vida laboral y aficionado a la fotografía y la música el resto del tiempo. Estoy encantado de que te hayas interesado por mi y por lo que hago... no dudes en contactar conmigo!

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