Hablar de Document Access for SAP de OpenText es hablar de una serie de aplicaciones, addons y tecnologías enfocadas a mantener la gestión documental dentro de SAP de una forma muy estructurada y organizada. Por lo tanto, la respuesta a la pregunta de Qué es Document Access for SAP, es un conjunto de herramientas que permiten tener estructurada y clasificada la gestión documental de la compañía.

Qué componentes forman Document Access for SAP

Los componentes de Document Access se pueden clasificar en:

Herramientas de entrada

Enterprise Scan

Software de escaneo estándar de OpenText que se instala en cada puesto de usuario que permite, entre otras funcionalidades, archivar los documentos directamente en SAP.

Desktop Scan

Desktop Scan es una funcionalidad que incorpora el Windows Viewer de archivar directamente los documentos desde el propio visor.

ExchangeLink, NotesLink

Estas herramientas son addons que se instalan en los gestores de correos y permiten interactuar directamente con el servidor de correos para archivar emails directamente desde la aplicación sin tener que descargar el mail y archivarlo. Estos addons se puede instalar en MS Outlook o en Lotus Notes.

DesktopLink

Es un software que se instala en el sistema operativo y permite archivar documentos desde el equipo del usuario sin tener que loguearse en SAP.

Pipeline

Es una herramienta de carga masiva de documentos en SAP. La potencia de esta herramienta es increíble ya que permiten subir volúmenes considerables de datos en poco tiempo.

Forms Management

Con forms management se genera un formulario PDF y se archiva automáticamente en el documento SAP sin tener que descargar el fichero y volverlo a subir de manera manual.

Herramientas de salida

Visor Web y Visor Windows

Son los visores de la documentación que está archivada en SAP. Estos visores incluyen funcionalidades adicionales al visor estándar de SAP.

Doculink

Es una herramienta que permite la estructuración y visualización tanto de documentos SAP como de sus documentos anexados de una manera horizontal, esto es, sin tener que entrar uno a uno para consultar toda la documentación. En la imágen que acompaña el artículo se puede ver cómo es la pantalla de Doculink.

Doculink tiene un potencial adicional ya que permite usar exits personalizadas para añadir una mayor funcionalidad al sistema.

Herramientas de Archivado

OpenText Enterprise Library

Conjunto de herramientas que incluyen Timestamp server, Cache server y Webviewer server.

OpenText Archive Server

El archive server es el gestor documental propiamente dicho, es el lugar ‘físico’ donde se almacenan los documentos archivados.

Ya iremos ampliando la información sobre estas herramientas tratándolas más en detalle.