Procedimiento genérico para digitalizar documentos

Procedimiento genérico para digitalizar documentos

Hemos recibido algunas consultas sobre cuál es el procedimiento recomendado para digitalizar documentos que se recibe por parte de una empresa y hemos decidido escribir este…

Procedimiento genérico para digitalizar documentos

El proceso de digitalización de documentos se puede resumir en escanear el documento y almacenarlo. El asunto se complica según sea el tipo de documento ya que no es lo mismo una factura, un manual de configuración o una nómina de un trabajador y eso es algo que hay que tener muy en cuenta.

El proceso se puede resumir en los siguientes pasos.

Diferenciación de documentación
Esta fase es la que va a diferenciar el proceso del documento que se va a digitalizar. Conviene tener muy claro qué es cada documento y dónde va para no perder el control del documento en las siguientes fases del proceso.
Escanear el papel
Una vez que se ha separado los documentos viene la fase de digitalización. Los perfiles de escaneo pueden ser muy diferentes ya que, no es lo mismo escanear el manual de funcionamiento de una máquina o el contrato de un trabajador.
De cara a mantener la legalidad de la documentación conviene, antes de nada manteenr una reunión con el departamento jurídico que asesore sobre los requisitos que se deben cumplir. Por ejemplo, en el caso de España, las facturas deben estar firmadas digitalmente, los contratos deben cumplir con la LOPD, …
Archivado de los documentos digitalizados
El archivado de los ficheros se puede realizar de diferentes maneras. La forma de determinar la más apropiada depende de la cantidad de ficheros que se cargue en el servidor y en el formato que se vaya a recibir.
La forma de cargar documentación puede ser:

  • Usando un programa de carga que se ejecute cada cierto tiempo. La opción recomendada si el volumen es elevado.
  • Archivando manualmente directamente sobre el servidor. Esta opción es la recomendada en caso de que el volumen no sea muy elevado y la mayor parte de documentación viene en formato digital.
  • Usando el propio software de escaneo. Esta opción es la más recomendada en caso de tener que digitalizar los documentos.
Incluir los metadatos
Esta fase es la más delicada puesto que según cómo sean los metadatos que se incluyan facilitará encontrar el documento más adelante. Por eso conviene seguir unos parámetros y unos procedimientos que se ajusten a todos los documentos, hay que tener en cuenta que no se deben dejar ninguno fuera de estos criterios ni tampoco ser ambiguos en la determinación.
Realizar una mala selección en los metadatos puede suponer un fracaso en la implantación de estos procedimientos.
Determinar la retención del documento
Esta fase de parametrización es la más importante para evitar borrados accidentales que puedan ocasionar desastres dentro de la empresa. Esta parametrización mantendrá durante el tiempo que se haya definido según el tipo de documentación el documento sin que se pueda borrar del servidor.

Este es un procedimiento muy genérico y muy a alto nivel para digitalizar documentación y se ajusta a todas las empresas que quieran implantar paperless.

Antonio Mejias - cyfuss

Antonio Mejias - cyfuss

Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en las redes, Coordinador funcional OpenText - SAP en mi vida laboral y demasiados hobbies el resto del tiempo. Si estás interesado en contactar no dudes en hacerlo, será un placer hablar contigo. Si quieres saber más de mi, puedes pasarte por http://cyfuss.com/sobre-mi.

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