Pasos previos para implantar el sistema paperless

Pasos previos para implantar el sistema paperless

Implementar el sistema paperless en la oficina puede ser un tarea titánica que muchas empresas no están dispuestas a llevar a cabo por mucho que los beneficios por implantar el sistema paperless compense a corto/medio plazo. Por eso hoy vamos a hablar de…

Pasos previos para implantar el sistema paperless

Siempre que se pueda ir allanando el terreno antes de dar el salto de la implementación de paperless para que la transición sea mucho más natural y menos traumática desde el punto de vista de los usuarios es una buena opción, para eso os dejamos algunos pasos previos para implantar el sistema paperless que se pueden tener en cuenta son:

Establecer metas y objetivos claros.
Se deben tener claras las métricas a seguir para motivar e incentivar a todos los usuarios. ¿Cuánto papel se ahorra?, ¿Cuál es la fecha límite para cumplir el objetivo?, ¿Cuánto papel se debe digitalizar?… todas estas preguntas deben ser respondidas por parte de todos los participantes durante el proceso.
Hacer pública la migración.
Cuánta más gente sepa que está implantando el sistema paperless en su oficina más clientes y proveedores podrán colaborar en el envío de documentos en formato digital evitando envío de documento en formato físico por ambas partes.
Destruir sin miedo.
Esta es uno de los temores más extendido entre los usuarios noveles en la metodología paperless. Una vez que esté digitalizado correctamente el documento y con la certeza de que mantiene la validez legal el documento -en caso de facturas- no hay que tener miedo en tirar el papel. Conviene recordar en este punto las metas y objetivos que se planificaron para la implantación del sistema paperless.
Establece un sistema de retención de documentos.
Pese a que no se debe tener miedo a tirar el papel si es conveniente tener un sistema de retención de documentación que asegure que no se destruirá el papel durante un tiempo. Este tiempo no tiene porque ser varios años, hablamos de semanas o meses. En ningún caso es recomendable mantener el papel durante periodos más largos de 1 año fiscal.

Una vez se hayan iniciado estos 4 puntos en la fase de implantación de paperless ya estan preparados para el siguiente paso. Qué gestor documental elegir.

cyfuss

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Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en internet, Líder técnico y consultor OpenText - SAP en mi vida laboral y aficionado a la fotografía y la música el resto del tiempo. Estoy encantado de que te hayas interesado por mi y por lo que hago... no dudes en contactar conmigo!

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