Por qué anexar ficheros en documentos SAP

Por qué anexar ficheros en documentos SAP

Anexar documentos en SAP aporta muchos beneficios a la empresa en varios aspectos. Se pueden archivar en fondo, con procesos de carga programados, o de manera manual durante los procesos de trabajo cotidianos, pero…

Por qué anexar ficheros en documentos SAP

Las razones por las que se deben anexar archivos en documentos SAP son muchas, nosotros aquí vamos a analizar unas cuantas.

Inicia el sistema paperless.
Este es uno de los primeros pasos que se pueden dar a la hora de implantar el sistema paperless en la empresa. Es una forma de empezar a eliminar el papel y gestionarlos de manera digital y, además, tenerlos todos dentro de un mismo entorno y con toda la información que permite gestionar el ERP.
Clasificación y organización sencilla de los ficheros.
El uso de las ‘clases documentales‘ permite organizar y clasificar la documentación de cada tipo y características dentro del sistema por lo que cuando sea necesario consultar toda la documentación, estará perfectamente clasificada y accesible con pocos clicks. Existen herramientas en el mercado, Document Access / Doculink, que permiten mostrar toda la documentación organizada de manera jerárquica con toda la información necesaria.
Facilidad para gestionar documentación relacionada.
Tener todos los archivos organizados y clasificados de cada documento SAP facilita la labor a los auditores y a los responsables de dar soporte durante las auditorías. Es mucho más sencillo y cómodo mostrar toda la documentación que justifica la entrada a golpe de click que tener que navegar entre cientos de carpetas clasificadoras.
Evita duplicados o pérdidas.
En el trabajo cotidiano puede darse el caso -y se dá- de perder algún documento o de estar manejando documentos duplicados, lo que ocasiona un descontrol en la documentación y tener duplicados archivados cuando no deberían estarlo.

Estas son algunas de las razones por las que es conveniente mantener la documentación registrada en el ERP. Existen otras razones, ¿cuáles se te ocurren que deberíamos incluir?.

Antonio Mejias - cyfuss

Antonio Mejias - cyfuss

Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en las redes, Coordinador funcional OpenText - SAP en mi vida laboral y demasiados hobbies el resto del tiempo. Si estás interesado en contactar no dudes en hacerlo, será un placer hablar contigo. Si quieres saber más de mi, puedes pasarte por http://cyfuss.com/sobre-mi.

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