Cómo anexar documentos en SAP

Cómo anexar documentos en SAP

A raiz de un comentario que habeis hecho en esta web sobre cómo se pueden agregar imágenes en un documento de SAP hemos preparado esta entrada para hablar de…

Cómo anexar documentos en SAP

Hemos hablado en varias ocasiones de las posibilidades que ofrece SAP para el anexado de documentación (DMS, Herramientas de OpenText, …) y cómo facilita y permite la implantación de cualquier sistema paperless y hoy vamos a ver cómo archivar cualquier tipo de ficheros en documentos SAP.

Para archivar cualquier documento, hablando siempre desde el punto de vista del trabajo cotidiano de un usuario SAP, tiene que acceder al GOS.

GOS: Cómo anexar documentos en SAP

En el GOS, o botón amarillo de arriba a la izquierda como le suelo llamar, existen una serie de opciones que, según la opción escogida se almacenarán un tipo de información u otra y de una manera u otra.

Las opciones que se muestran para archivar los documentos son:

Create attachment.
Permite archivar documentos usando DMS, el sistema nativo de archivado de SAP.
Create note.
Permite anexar una nota en el sistema. Estas notas son similares a los ‘post-it’ que se suelen pegar en los documentos.
Create external document (URL).
Permite registrar una url a una web en el documento SAP.
Store business document.
Permite archivar ficheros en sistemas de gestión externos tipo OpenText o Documentum entre otros.
Enter Barcode.
Permite introducir un código de barras para, en el momento que llegue un documento que coincida con este código de barras se enlace el documento.

Esto es algo muy habitual en los entornos empresariales ya que, en el caso financiero de contabilizar una factura puede ser interesante archivar la factura en papel digitalizada, la firma de la aprobación o la documentación que pudiera incluir.

En otras entradas veremos cuales son los documentos que pueden ser interesantes archivar en los diferentes módulos y cuales son los tipos de archivado que existen.

cyfuss

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Soy Antonio Mejias en la vida real, cyfuss en internet, Líder técnico y consultor OpenText - SAP en mi vida laboral y aficionado a la fotografía y la música el resto del tiempo. Estoy encantado de que te hayas interesado por mi y por lo que hago... no dudes en contactar conmigo!

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